Jak Tabidoo pomohlo digitalizovat provoz firmě HENIG a vytvořit základ pro vlastní ERP systém

Tabidoo nás nadchlo. Díky jejich týmu jsme dokázali proškolit všechny pracovníky a nastartovat transformaci firmy. Budujeme vlastní ERP systém, přesně na míru našim potřebám.

tým HENIG – security servis

O klientovi

HENIG – security servis je rodinná firma s více než 30 letou historií v oblasti bezpečnostních služeb. Od svého založení v roce 1990 prošla výrazným vývojem – od zajišťování fyzické ostrahy až po instalace bezpečnostních systémů a nonstop dohled nad objekty. Dnes zajišťuje bezpečnost klientům z průmyslu, státní správy i soukromého sektoru. Srdcovou záležitostí je i projekt Anděl Strážný, který poskytuje tísňovou péči seniorům a zdravotně znevýhodněným po celé ČR.

Výzva

Společnost HENIG hledala způsob, jak efektivně a v reálném čase propojit komunikaci mezi třemi klíčovými články svého provozu:

• objekty střežené fyzickou ostrahou,
• klienty, kteří chtějí mít přehled o dění na těchto objektech,
• provozními manažery, kteří zajišťují dohled, koordinaci a reporting.

Dosavadní řešení bylo postaveno na papírových knihách a telefonické domluvě, což vedlo ke zpožděné výměně informací, zátěži v komunikaci i vyšším provozním nákladům.Cílem bylo najít jednoduché, přizpůsobitelné a bezpečné řešení, které:

• umožní okamžité sdílení informací z objektu,
• poskytne transparentní reporting pro klienty,
• zjednoduší vzdálený dohled pro manažery,
• nebude vyžadovat instalaci a složitou správu,
• a půjde přizpůsobit bez nutnosti externích programátorů.

Proč si vybrali Tabidoo

Po zhodnocení dostupných „hotových“ nástrojů na trhu se HENIG rozhodl jít cestou flexibilního řešení, které se přizpůsobí jejich specifickým potřebám. Tabidoo doporučil externí konzultant a firma ocenila především:

• modularitu a snadnou úpravu bez nutnosti programování,
• online přístup odkudkoliv bez instalace,
• vysokou uživatelskou přívětivost,
• důraz na bezpečnost dat.

Implementace řešení

Prvním krokem bylo zavedení elektronických vrátnic – nástroje, který umožňuje pracovníkům na objektech v reálném čase zaznamenávat dění a sdílet ho s manažery i klienty. Systém se postupně rozšiřuje o další procesy, jako jsou:

• kontroly objektů,
• interní obchodní agendy,
• personální kartotéka,
• zákaznický portál.

Všechny uživatele firma proškolila formou online školení, čímž minimalizovala zátěž a zrychlila adaptaci. První nasazení proběhlo v prosinci 2024, do poloviny roku 2025 bude řešení implementováno na všech objektech v různých klientských modifikacích.

Výsledky a přínosy

Díky Tabidoo se HENIGu podařilo naplnit hlavní cíl – vytvořit funkční digitální ekosystém, ve kterém spolu jednotlivé role efektivně komunikují:

• Pracovníci na objektech zaznamenávají události elektronicky.
• Manažeři mají okamžitý přístup k informacím bez nutnosti fyzické přítomnosti.
• Klienti získávají přehled o dění bez zdlouhavého přepisování nebo telefonátů.

Hlavní přínosy:

• Okamžitá a transparentní výměna informací mezi objektem, klientem a managementem.
• Zjednodušení a zefektivnění procesů napříč firmou.
• Základ pro budoucí ERP systém, který propojí všechny části firmy.

Další významné benefity:

• Roční úspora nákladů 137 000 Kč za přístupy do dříve využívaného CRM oproti nákladům za Tabidoo
• Roční úspora nákladů cca 20 000 Kč na tisku, distribuci a archivaci papírových knih.
• Ekologický dopad – ročně ušetřeno přes 12 960 listů A4, což odpovídá přibližně 65 kg papíru, které by jinak skončily jako odpad.
• Úspora času na zpracování reportů a komunikaci – i když není přesně měřitelná, změnila způsob práce a zvýšila operativnost celé firmy.

Další kroky a výhled

Spolupráce s Tabidoo postupně přerůstá rámec jednotlivých procesů. HENIG si klade za cíl vytvořit vlastní ERP systém, který propojí:

• obchod,
• provoz,
• HR,
• komunikaci s klienty,
• a reporting – vše na jednom místě, bez nutnosti složitých integrací.