Jak Tabidoo vytvořilo „2,5 člověka navíc“ bez náboru aneb cestovní agentura nahradila kolabující software

Nemusím mít 10 lidí. Mám 8 a udělají práci jako 10. A nejsem nad nimi s bičem – jen pracují efektivně. Díky Tabidoo.

Majitel Unterkunft suche, Adam Mikolaj

O společnosti

Slovenská cestovní agentura (zároveň cestovní kancelář) Unterkunft suche patří mezi naprosté unikáty na trhu. Specializuje se na zajišťování kompletního ubytovacího servisu pro pracovníky vysílané do zahraničí. Pronajímá domy a byty na krátkodobé i dlouhodobé pobyty a díky tomu šetří klientům rozsáhlou administrativu.

Působí na Slovensku, v Belgii a ve Švýcarsku. Jako první na Slovensku přijali evropskou směrnici o zprostředkování služeb a v rámci ubytování fungují často jako první subdodavatel, což přináší vysoké nároky na rychlost, přesnost a pružnost systému – a zároveň výrazné sezónní výkyvy cen, energií i tržeb.

Hledal se čas, našlo se Tabidoo

Cestovní agentura dlouhé roky běžela na vlastním informačním systému. Fungovalo to, dokud nepřišla zásadní změna verze: „Vykuchal se trabant a vzniklo BMW. Jenže my jsme na to už neměli kapacitu.“

A tady začal příběh:

• systém kolaboval,
• potřeboval neustálé zásahy programátorů,
• tým se často vracel zpět k Excelům,
• práce se zpomalovala,
• klienti začali odmítat služby,
• tržby klesaly.

Kvůli neustálému zadávání dat do tabulek se postrádal čas dělat normální práci, proto se začala hledat alternativa. A pak přišlo doporučení ze společnosti Comtec: „Podívejte se na Tabidoo. Češi vyvíjí vlastní systém – dělají to jinak.“

Vyhrála cenová politika i rychlost

Doporučení však nebylo jediným důvodem, proč cestovní agentura zahájila implementaci Tabidoo. Dalším důvodem byla rychlost prototypování. Jelikož se uvnitř firmy mění rychle, vyžadoval se systém, který se mění ještě rychleji – nebo může. Bod pro Tabidoo.

Třetí zásadní výhodou byl scripting, který agentuře umožňuje kopírovat pole, přenášet data mezi moduly a definovat vlastní logiku. A nakonec to byla i firemní kultura. Majitel agentury přijel osobně do Prahy, kde Tabidoo sídlí, aby poznal tým. „Potřeboval jsem vědět, že se nám přes noc nezmění podmínky a že za tím stojí normální lidi,“ říká Adam Mikolaj, majitel Unterkunft suche.

Přesně to, co se potřebovalo

A tak začal společný příběh. Po roce práce v Tabidoo má agentura systém, který je:

• statisticky odladěný,
• propojený s interním kalendářem,
• rozšířený o mapové funkce,
• doplněný o faktury a bankovní převody,
• modulárně postavený podle jejich reálných procesů, ne podle šablon.

Původní software si s mapami nevěděl rady. Tabidoo ano:

• po zadání města systém najde všechna ubytování v dané lokalitě,
• zobrazí detaily a termíny,
• přepíná do interního kalendáře podle GPS,
• a brzy automaticky doplní souřadnice při založení nové firmy.

Čísla mluví jasně

Nový systém přinesl konkrétní, měřitelné výsledky. Díky Tabidoo se získalo:

• 1 virtuální pracovník navíc díky úspoře času
• 16–20 hodin ušetřených denně
• výkon firmy odpovídá +2,5 člověka, aniž by někoho přijímali

Agentura navíc začala připravovat vlastní šablony, které budou moci využívat i další firmy. Konečně má nástroj, který podporuje způsob, jakým ve firmě opravdu pracují.