Za oponou digitalizace: jak Tabidoo dostalo hlavní roli v Divadle F. X. Šaldy

Díky Tabidoo odpadla rutinní práce, přepisování údajů i papírování. Získali jsme přehlednou evidenci smluv a více prostoru pro to, co děláme nejlépe – divadlo.

Ing. Lucie Nejedlová, ekonomická náměstkyně

Představujeme Divadlo F. X. Šaldy

Jedno divadlo, tři soubory, dvě scény – Divadlo F. X. Šaldy v Liberci je státní příspěvkovou organizací, která patří mezi významné kulturní instituce v regionu. Sídlí v historické budově otevřené roku 1883, stejně tak pod něj spadá i Malé divadlo, zrekonstruované dle návrhu Karla Hubáčka a otevřené v roce 1989.

V současné době instituce zaměstnává více než 230 pracovníků od herců, hudebníků a tanečníků, přes dramaturgy, zvukaře, osvětlovače až po truhláře, švadleny a uvaděčky. Vytváří živé umění nejen svým stálým souborem, ale i díky řadě hostujících umělců, sólistů a hudebníků.

Ovšem divadlo má být o tvořivosti, ne o formulářích. Když se v Divadle F. X. Šaldy začalo opakovat více administrativní činnosti než replik, bylo jasné, že je čas na změnu. Tabidoo přineslo do zákulisí digitalizaci, která si zasloužila potlesk.

V divadle se má přepisovat scénář, ne údaje do smluv

Umělecká tvorba vyžaduje koncentraci, nikoliv neustálé přepisování údajů. Ještě donedávna Divadlo F. X. Šaldy pracovalo s více nástroji (ať už ekonomickým softwarem, systémem pro plánování provozu nebo samostatnou evidencí honorářů umělců) a i když byly systémy částečně propojené, přesto bylo nutné opakovaně vyplňovat stejné údaje v různých dokumentech.

Klíčovou výzvou bylo zefektivnit a odstranit duplicitní administrativu, aby zaměstnanci mohli věnovat čas tomu, co dělají nejlépe – samotnému divadlu.

Alan Fabik, na scénu!

Prvotní impuls přišel z potřeby propojit stávající systémy. Zástupci divadla proto oslovili Alana Fabika, partnera Tabidoo, s otázkou, jak jednotlivé části provozu sjednotit. Ten však místo složitého propojování ukázal elegantnější cestu, po které dnes jde i Národní divadlo nebo Divadlo Spejbla a Hurvínka v Praze – použít Tabidoo jako jednotnou platformu. A tak začala nová etapa digitalizace Divadla F. X. Šaldy.

A v zákulisí to funguje!

Dnes se v Tabidoo vede například evidence smluv s hostujícími umělci. Z jednoduchého formuláře, kde se vyplní údaje o umělci a inscenaci, se automaticky generuje návrh smlouvy, samotná smlouva i doplňkové dokumenty. Data se čerpají z centrální databáze umělců a inscenací a výsledkem jsou automaticky vytvořené dokumenty bez nutnosti ručního přepisu.

Díky tomu:

• odpadla rutinní práce s přepisováním údajů,
• vznikla přehledná evidence smluv,
• zrychlila a zpřesnila se administrativa. Zaměstnanci divadla získali nejen čas, ale i jasnou strukturu, která přinesla přehled i nižší chybovost.

Je čas vyrazit na jeviště

Ač se Tabidoo v libereckém divadle zabydlelo, jeho role získává další scénáře. Dalším krokem je plná digitalizace celého procesu, a to například elektronické podepisování smluv, digitální schvalování dokumentů a další automatizace.

V plánu je také využít Tabidoo pro evidenci rekvizit, díky které si budou moct nejen hostující výtvarníci vybírat z již pořízených položek. To přinese nejen lepší koordinaci, ale také úspory při budoucích nákupech.