Singula soft & Tabidoo: „Ušetřili jsme čas s elektronickou evidencí faktur.“

Díky Tabidoo jsme klientovi ušetřili spoustu času. Vytvořili jsme totiž aplikaci na evidenci a schvalování přijatých faktur.

Lukáš Vašíček – co-founder & CEO Singula soft s.r.o.

Představujeme Singula soft s.r.o.

Singula soft s.r.o. jsou specialisté na tvorbu a propojovaní moderních firemních aplikací. Kladou důraz na digitalizaci, automatizaci a efektivitu. Staví pro zákazníky aplikace na míru na české low-code platformě Tabidoo. Díky tomu jsou schopni dodat aplikace v krátkém čase a za zlomek ceny běžného individuálního SW.

„Work smarter, not harder,“ což e heslo, kteréí využili i u svého klienta, kterému díky Tabidoo ušetřili čas a tím pádem i peníze. Vytvořili totiž aplikaci na evidenci a schvalování přijatých faktur, čímž nahradili starou desktopovou aplikaci. Navíc přidali vylepšení, která šetří čas i tak, že celkově zjednodušují schvalovací proces.

Výzvy

Původní zadání od zákazníka bylo jasné: vytvořit náhradu za dlouho používanou desktopovou aplikaci pro evidenci přijatých faktur, kterou používala mateřská firma a čtyři dceřiné společnosti. Zákazník ztratil důvěru v původního výrobce softwaru, a proto bylo nutné převést všechna data do Tabidoo. Navíc zákazníkovi navrhli vylepšení, která nejen že výrazně ušetří práci při evidenci faktur, ale také zefektivní samotný schvalovací proces jednotlivých faktur.

Zákazník používal desktopový software, který ukládal záznamy na lokální server. Data byla pořizována ručně bez připojení PDF příloh. Tento software sloužil pouze jako evidence k účetnímu softwaru a tiskl průvodky přijatých faktur. Tyto průvodky se pak připevňovaly na kopii faktury a fyzicky předávaly osobám, které měly fakturu schválit. Po schválení se faktura vrátila do účetního oddělení a založila do šanonu. V případě neschválení byl na průvodce uveden důvod a následně se řešila oprava nebo vrácení faktury.

Spolupráce s Tabidoo

V Tabidoo vytvořili stejnou evidenci přijatých faktur, na jakou byl zákazník zvyklý. Odstranili nepotřebná pole a naimportovali záznamy přijatých faktur od roku 2016 do 2024, což zahrnovalo téměř 10 tisíc záznamů. Zákazník tak může pokračovat v evidenci ve stejném číselném řadě, která se nyní generuje automaticky.

Výsledek

Díky zredukování a přeorganizování polí zrychlili proces zadávání faktur. Navíc, pokud neexistuje PDF příloha přijaté faktury, může zadavatel použít mobilní telefon k pořízení záznamu přílohy a zbytek údajů pak doplnit na počítači nebo celý záznam vytvořit na mobilním zařízení.

Napojení na evidenci zakázek zjednodušuje proces schvalování, protože zadavatel si nemusí pamatovat, kdo má fakturu schválit. Schválení se děje automaticky na základě zvolené zakázky. Schvalovatelům se při pokynu tlačítkem „Nechat schválit“ tvoří úkoly, které musí schválit. Schvalovatelé vidí díky přístupovým právům pouze své úkoly ke schválení faktur. Pomocí pohledových filtrů vidí především úkoly čekající na schválení.

Automatické reporty připomínají schvalovatelům e-mailem, co je potřeba schválit. Úkoly po termínu jsou barevně odlišeny podle požadavků zákazníka.

Navazující scénáře

Nyní se zákazníkem plánují rozšíření o vyhodnocování faktur na základě zakázek. Dalším plánovaným rozšířením je generování pozastávek u faktur a jejich vyplácení v daný termín. S delším používáním této nové aplikace jistě přijdou další nápady, jak ještě více šetřit čas a opakující se rutinní práci.

Přečíst celou případovou studii