Když interní procesy nestíhají tempo růstu, je čas jednat. Quanti digitalizovalo s Tabidoo

O společnosti

Quanti je česká technologická společnost založená v roce 2010 v inkubátoru ČVUT. Vyvíjí softwarová, hardwarová a IT řešení, která firmám pomáhají růst, automatizovat a digitalizovat procesy. Zaměřuje se na webové i mobilní aplikace, e-commerce, AR/VR, videoprodukci a správu IT infrastruktury.

Má zkušenosti z více než 100 projektů napříč průmyslem, strojírenstvím, e-commerce a digitálními médii. Působí v Praze, Brně, Plzni a Hradci Králové. Jejím cílem je přinášet technologická řešení, která hýbou světem, podporovat inovace a být spolehlivým partnerem pro firmy usilující o digitální růst. A také ví, že jít osobním příkladem je ta nejlepší cesta. Proto se sama vydala cestou digitalizace. Digitalizace s Tabidoo.

Výzva jménem automatizace

Interní týmy v Quanti čelily rostoucí potřebě digitalizace a automatizace agend – od správy smluv přes HR dokumentaci až po rutinní evidence. „Zároveň jsme nechtěli všechno vyvíjet sami, proto jsme hledali efektivní a flexibilní řešení, které by vyhovovalo našim specifickým potřebám,“ zmiňuje Martina Černá, marketingová manažerka společnosti.

Cílem bylo najít nástroj, který:

• bude dostatečně flexibilní a přizpůsobitelný specifickým potřebám firmy,
• nabídne hotové funkce bez nutnosti vývoje od nuly,
• umožní i „neIT“ kolegům provádět úpravy a nastavení bez zásahu vývojářů.

Tabidoo, volíme si tebe

Quanti se rozhodlo pro Tabidoo nejen kvůli jeho technickým možnostem, ale i díky osobnímu kontaktu s jeho zakladateli. Ač konečná volba padla právě na Tabidoo, předcházelo jí porovnávání alternativ a sanity check, který potvrdil, že Tabidoo je pro jejich potřeby nejlepší volbou.

Výsledek

Prvním nasazeným modulem byl Dokument management systém – pro správu smluv.  Eviduje zodpovědné osoby, data expirace, umožňuje ukládat smlouvy, a hlavně kategorizovat je pomocí vlastních číselných řad (klientské, interní, dodavatelské apod.). Zodpovědná osoba pak vždy dostane automatickou připomínku k akci. To výrazně zjednodušilo správu smluv a podpořilo interní dodržování compliance pravidel (např. GDPR, ISO).

Navazující agendou byla digitalizace HR dokumentů: od zaměstnanecké karty, potvrzení o studiu, oprávnění k pobytu. Díky automatizovaným notifikacím a napojení na systém LDAP není třeba manuální kontrola, většina požadavků se vyřeší bez zásahu HR. Velmi podobný systém má Quanti i pro Multisport agendu – každý měsíc se automaticky vygeneruje přehled plateb podle využívání karty, systém rozešle notifikace a umožní sledovat stav plateb, včetně předplacených částek. 

„Chtěli jsme digitalizovat i proces podepisování smluv – tedy posílat konkrétní dokument konkrétnímu člověku a umožnit jeho okamžitý elektronický podpis. Proto jsme Tabidoo propojili se službou Digisign. Díky šablonám v Tabidoo se automaticky doplní osobní údaje (jméno, e-mail apod.) i příslušný dokument, který je následně rovnou odeslán k podpisu. Tento postup výrazně šetří čas a snižuje administrativní zátěž backoffice týmu,“ doplňuje Martina.

Budoucnost patří integraci Tabidoo do dalších HR agend

Tabidoo v Quanti neslouží jako centrální systém, ale jako flexibilní nástroj, který efektivně doplňuje stávající systémy. Pomáhá firmě šetřit čas, zvyšuje přehlednost v interních procesech, snižuje lidskou chybovost (zapomínání apod.). Díky tomu, že jsou sami vývojáři a oficiální partneři Tabidoo, dokážou systém rychle a efektivně přizpůsobit vlastním potřebám. Stejnou podporu a implementaci nyní nabízí třetím stranám, kterým pomáhají Tabidoo přizpůsobit na míru jejich procesům.